Carga estándar de pólizas avanzada

AVISO: El presente módulo no está activo por defecto. Para habilitarlo debe ponerse en contacto con su comercial o entrar un tiket en el JIRA de tipo Petición.

La funcionalidad de carga estándar de pólizas por fichero Excel permite incorporar al sistema un conjunto de pólizas de manera masiva, rápida y controlada, evitando la introducción manual y reduciendo los posibles errores de carga.

A través de un fichero Excel con un formato predefinido, el usuario puede registrar los datos esenciales de cada póliza (compañía, producto, tomador, fechas, importes, colaborador, entre otros), garantizando la coherencia y trazabilidad de la información.

Durante el proceso, el sistema valida la estructura del fichero y el contenido de los datos, mostrando incidencias en caso de detectar errores o inconsistencias antes de confirmar la importación. Este procedimiento facilita la actualización y mantenimiento eficiente de la cartera de pólizas, asegurando una correcta integración

La carga de recibos tiene 2 formatos diferentes, pero funcionan de la misma manera:

- CARGA POLIZAS CSV: fichero estándar de carga de recibos masiva

- CARGA POLIZAS CSV AVANZADA: fichero estándar de carga de recibos masiva con campos adicionales de colaborador, gestor de cobro y beneficiario.

Configuración inicial carga pólizas avanzada

Antes de realizar la carga masiva de pólizas, es necesario verificar la correcta configuración de los parámetros básicos del sistema. Esta configuración inicial garantiza que la importación se realice de forma correcta y que los datos se asocien adecuadamente con las pólizas.

A través del apartado Procesos Batch - Plantillas de actividades, buscaremos la plantilla correspondiente a la carga:

- CARGA POLIZAS CSV: fichero estandart de carga de recibos masiva

- CARGA POLIZAS CSV AVANZADA: fichero estandart de carga de recibos masiva con campos adicionales de colaborador, gestor de cobro y beneficiario.

Duplicar actividad carga pólizas avanzada

Duplicaremos la CARGA POLIZAS CSV AVANZADA pulsando en el botón Duplicar indicando el nombre de la carga según la compañía y Activa SI:

Al Aceptar mostrara la plantilla duplicada y configuraremos la plantilla de carga pulsando en el botón Configurar proceso :

Configuración inicial carga recibos avanzada

Permite configurar los parámetros básicos del proceso de carga, esta configuración se hace solo la primera vez que se ejecuta. El asistente de configuración se divide en los siguientes apartados:

Configuración de la carga:

Se deberán indicar sólo los siguientes datos:

- Empresa: si se tiene el módulo de multiempresa, se escogerá la empresa de la carga.

- Cargar oficina: se escogerá del desplegable la opción más adecuada.

- Oficina: si se tiene este módulo, se escogerá la oficina de la carga.

- Compañía: indicar la compañía que corresponde.

- Cargar gestor de cobro: seleccionar de donde se cogerá el gestor de cobro, si desde el cliente o desde la configuración.

- Gestor compañía: indicar el gestor de cobro para las nuevas altas de clientes y pólizas de gestión compañía.

- Gestor correduría: indicar el gestor de cobro para las nuevas altas de clientes y pólizas de gestión correduría.

El resto de los checks no aplican en esta carga por lo tanto se deben dejar tal y como se muestra en la captura.

Se pueden asignar figuras a la carga, estás figuras se asignarán por defecto a todas las fichas que se creen. Pero hay que tener en cuenta que en el nuevo formato se pueden indicar figuras, tanto de ejecutivo como de 1º, 2º y 3º colaborador específico para cada póliza (y no uno genérico como se informaría aquí).

Configurar pólizas:

Se deberán indicar los siguientes datos:

- Numeración de póliza: la fórmula a escoger deberá ser Nº de póliza =Nª de póliza para que coja el formato de la póliza tal cual se informa en la columna del fichero.

- Fecha mínima primer efecto póliza: se informará de una fecha o una expresión si se quiere establecer un tope, o se dejará en blanco para que se cargue todo lo que esté en el fichero.

- Tipo de gestión de cobro en pólizas: se seleccionará entre las opciones del desplegable la más adecuada al proceso.

- Cargar pólizas: se seleccionará: entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Asignación del producto: se seleccionará, entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Asociación del cliente a la póliza: se seleccionará, entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Cargar clientes: se seleccionará, entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Cuenta bancaria: se seleccionará, entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Direcciones de envío: se seleccionará, entre las opciones del desplegable, la más adecuada al proceso.

- Riesgos: se seleccionará, entre las opciones, la más adecuada para el proceso:

o Actualiza e inserta.

o Anular riesgo existente.

o Inserta si no tiene riesgo.

o Actualiza sólo si existe el riesgo

o Desasignar riesgo

o Reemplazar riesgo

- Actualización descripción riesgo de la póliza: se marcará Sí o No para actualizar este campo (sólo en el caso de que exista un riesgo en vigor en la póliza, si existe más de un riesgo, aunque este marcado que sí no se actualiza).

- Creación coberturas: automática o no crear.

- Asignación de coberturas: podemos configurar las siguientes opciones para la actualización de coberturas:

- Reemplazar sin desasignar: sobrescribe la información referida a las coberturas borrando la información anterior.

- Sólo en creación: sólo asignará las coberturas al riesgo en la creación del mismo.

- Reemplazar: sustituye la información actual de coberturas con la que viene en el fichero.

Configurar ejecución

- Precarga de fichero: se leen los datos del fichero creando en una tabla temporal.

- Validar precarga: revisa todos los datos de la tabla temporal e informa de las incidencias detectadas.

- Cargar datos válidos: procede a crear o actualizar la información que contiene el fichero y esta validada.

- Forzar la carga de datos: los datos que son correcto se cargarán, dejando los incorrectos descartados.

Al Aceptar se procede a dejar la plantilla configurada para poder proceder directamente a la carga de ficheros a través de Procesos – Batch – ficheros.

Subir fichero carga pólizas avanzada

Para realizar la carga del fichero se debe acceder al apartado de Procesos Batch – Ficheros mostrando el detalle de todas las cargas realizadas. A través del icono permite adjuntar el fichero con el formato estándar preparado previamente según el formato proporcionado más abajo:

- Plantilla: se debe seleccionar la planilla duplicada previamente con el formato CARGA POLIZAS CSV AVANZADA o CARGA POLIZAS CSV

- Tipo, sistema como se procederá a cargar el fichero de la compañía:

o Ruta servidor: ruta del servidor donde ha guardado el fichero a cargar.

o FTP: el fichero se ha guardado en un FTP, indicando la ruta, el usuario, la contraseña del FTP y nombre del fichero.

o Adjuntar: permite escoger el fichero si previamente se ha guardado en local.

Al indicar Siguiente, muestra el nombre que se le asigna a la carga:

- Configuración permite definir los parámetros de configuración inicial de la carga: compañía, numeración de pólizas, recibos,…

Al Aceptar procede a realizar la carga del fichero seleccionado.

Consulta carga pólizas avanzada

Al finalizar la validación de la carga del fichero o desde la consulta de cualquier fichero (Procesos Batch – Fichero), muestra los datos básicos de la carga y el resultado detallando el Resumen de los datos cargados:

Resumen carga

- Precarga: Muestra el número de registros contenidos en el fichero.

- Validación: Muestra el número de registros que se pueden insertar o actualizar, indicando si hay errores en el proceso de validación.

- Carga: Muestra el número de registros que se han cargado o actualizados, indicando si hay errores en el proceso de carga.

Alertas: Muestra la relación de alertas que se han producido durante la carga, la descripción de ésta y el objeto al que afecta.

- Error: alerta bloqueante, que no procesa los datos por lo que después de rectificar hay que reprocesar.

- Warning: alerta informativa, que no hace falta reprocesar.

Pólizas: Muestra la relación de pólizas que contiene el fichero utilizado en la carga.

Si la póliza está de color Azul, ya existe en la base de datos y permite acceder a ella con doble click.

Se accede al contenido del recibo que contienen en fichero cargado, formato XML.

Ficheros entrada: Muestra la relación de ficheros procesados en la carga, permitiendo consultar o descargar si fuera necesario.

Pestaña de Gestión:

- Incidencias: se ven y se pueden crear nuevas incidencias para la carga

- Tareas: se pueden crear recordatorios de acciones a realizar para la carga.

Pestaña + Datos: Muestra la fecha y el usuario de creación de la carga, además de otros datos.

Acciones: Con la carga realizada en pantalla, si clicamos el botón Acciones, podemos realizar las siguientes opciones:

- Configurar plantilla: Permite acceder a la configuración inicial de la carga y modificarla (Compañía, gestores de cobro, numeración de pólizas, etc.). Si se realiza cualquier cambio en la plantilla, para que los datos cojan efecto, se debe REPROCESAR el fichero.

- Descartar lote: Permite anular una carga ya validada, para que no pueda volverse a procesar, siempre y cuando no se haya cargado previamente.

- Anular lote: Permite anular una carga ya validada, para que no pueda volverse a procesar, siempre y cuando no se haya cargado previamente.

- Eliminar lote: Elimina la carga validada, desapareciendo sin poderse recuperar.

- Cargar: Permite realizar la carga del fichero procesado, insertando los registros.

- Reprocesar: Permite volver a validar la carga siguiendo los parámetros de la configuración de la plantilla. Esta opción sólo sale si alguna de las alertas es de tipo error.

Criterios generales del proceso de carga pólizas avanzada

En este apartado se detallan los procesos de cargas generales.

- Tablas básicas: las compañías, ramos, productos, gestores de cobro, ejecutivos y colaboradores deben estar creados en SegElevia con anterioridad a la carga (el sistema no los dará de alta).

- Mantenimientos generales y criterios de agrupación: de la misma manera deben de estar creados en mantenimientos generales los conceptos que vayan a ser usados en la carga, por ejemplo, el motivo de anulación de una póliza, y los criterios de agrupación y sus valores (el sistema no los dará de alta).

- Clientes: se busca exclusivamente por NIF/CIF del cliente informado en el fichero.

- Pólizas: se busca exclusivamente por el número de la póliza y la compañía informada en el fichero. Si no existe o el dato es diferente la dará de alta.

- Riesgos: los riesgos no son obligatorios. En el caso de que se quieran cargar:

o Autos: los campos obligatorios para el alta de un riesgo de tipo autos son:

§ Alias: matrícula del vehículo.

§ Matricula

§ Marca

§ Modelo

o Personales: los campos obligatorios para el alta de un riesgo de tipo personales son:

§ Alias: NIF/CIF

§ Nombre asegurado

§ Apellido 1 asegurado

§ Apellido 2 asegurado.

o Multirriesgo: los campos obligatorios para dar de alta esta tipología de riesgo son:

§ Dirección

§ CP

§ Localidad

o Técnico: Los campos obligatorios para dar de alta esta tipología de riesgo son:

§ Descripción

Estructura del fichero carga pólizas avanzada

A continuación, se detalla toda la información a tener en cuenta en la configuración del fichero estándar de carga de pólizas.

Formato del fichero y restricciones a tener en cuenta:

Se trata de un fichero que debe ser cargado en formato .csv, no se admite otra extensión, además de que tiene una estructura definida que también hay que respetar.

Contenido del fichero y como rellenarlo:

El fichero costa de un encabezado de 59 apartados, a continuación, se detalla el contenido del mismo y como rellenarlo.

La columna “Campo obligatorio” indica que este campo debe estar informado obligatoriamente en el fichero.

Descarga de fichero csv carga pólizas avanzada

A continuación, adjuntamos fichero de ejemplo que deberá cumplimentar según los parámetros indicados en el apartado anterior.

Fichero CSV Carga Pólizas avanzada

Fichero CSV Carga Pólizas