Carga estándar de cartera

El proceso de carga estándar de cartera a través de un fichero en .xls permite la creación de pólizas en el sistema para aquellas compañías que no disponen de un formato en EIAC.

Para realizar la carga de cartera estándar a través de un fichero XLS se deben realizar los siguientes pasos:

A. Configuración inicial de la carga de cartera, proceso que solo se debe realizar una única vez, véase apartado CONFIGURACIÓN INICIAL

B. Carga mensual del fichero XLS estándar, proceso que se debe realizar cada mes, véase apartado CARGA PERIÓDICA

Configuración inicial carga cartera estándar

Antes de realizar la carga de cartera de recibos, es necesario verificar la correcta configuración de los parámetros básicos del sistema. Esta configuración inicial garantiza que la importación se realice de forma correcta y que los datos se asocien adecuadamente con las pólizas.

A través del apartado Procesos Batch - Plantillas de actividades, buscaremos la plantilla correspondiente a la carga de ADESLAS XLS MPM

Duplicar actividad carga cartera estándar

Duplicaremos la Carga Cartera ADESLAS XLS MPM pulsando en el botón Duplicar, indicando el nombre de la carga según la compañía:

Al Aceptar mostrara la plantilla duplicada y configuraremos la plantilla de carga pulsando en el botón Configurar proceso :

Configuración inicial carga cartera estándar

Permite configurar los parámetros básicos del proceso de carga, esta configuración se hace solo la primera vez que se ejecuta. El asistente de configuración se divide en los siguientes apartados:

Configuración de la carga:

Se deberán indicar sólo los siguientes datos:

- Empresa: si se tiene el módulo de multiempresa, se escogerá la empresa de la carga.

- Compañía: indicar la compañía que corresponde (si sólo va a cargar de una compañía) o vacío (si va a cargar de varias compañías dentro del mismo fichero).

- Cargar gestor de cobro: seleccionar de donde se cogerá el gestor de cobro, si desde el cliente o desde la configuración.

- Gestor compañía: indicar el gestor de cobro para las nuevas altas de clientes y pólizas de gestión compañía.

- Gestor correduría: indicar el gestor de cobro para las nuevas altas de clientes y pólizas de gestión correduría.

Configurar pólizas:

Se deberán indicar:

- Numeración de póliza: la fórmula a escoger deberá ser Nº de póliza =Nª de póliza para que coja el formato de la póliza tal cual se informa en la columna del fichero.

- Quitar o añadir un cero a la izquierda.

Configurar recibos:

Se deberá indicar:

- Fórmula para el número del recibo: Nº de recibo cía = Nº de recibo cía para que recoja el número como se informa en el fichero.

- Actualizar código del recibo: si encuentra el recibo que concuerda con la información que vienen en el fichero, pero el número de recibo cía no es el mismo o no tienen, lo actualiza. 
- Búsqueda aproximada del recibo: si no localizar el recibo por número de recibo cía, busca que haya un recibo con misma fecha de efecto, importe, tipo y póliza.

- Permitir números duplicados: sólo se permitirán recibos duplicados si están en pólizas diferentes.

- Fecha mínima y fecha máxima de efecto en el recibo: si se establece una fecha o una expresión, no se tratarán los recibos de ese periodo.

- Tipo de gestión de cobro en recibos:

- Según fichero: cogerá el gestor de cobro informado en el fichero avisando de las diferencias de la póliza.

- Según póliza: cogerá el gestor de cobro informado en la póliza.

- Situación después de facturar: se seleccionará a opción entre: facturado, devuelto y anulado.

- Comisión:

- Comisión de prima neta según fichero: recogerá los datos del fichero Excel.

- Desglose de comisión prima neta y sobrecomisión según producto: si el fichero viene informado cogerá lo del fichero, si la columna está vacía calculara la comisión en función de la comisión específica de la póliza y en caso de no estar definida cogería la comisión del producto.

- Cargar recibos como: se seleccionará entre matriz o recibo.

- Carga recibos: se seleccionará entre Sólo creación, Creación y actualización, Sólo actualización. En caso de que se marque actualización si es una Matriz actualizará los importes.

- Cargar recibos de suplemento: Sí o No.

- Cargar recibos de producción: Sí o No.

- Descontar bonificación: Sí o No

IMPORTANTE: para que la comisión se asigne correctamente se debe indicar en Comisión, Desglose Comisión Prima Neta y sobrecomisión según producto

Configurar ejecución

- Precarga de fichero: se leen los datos del fichero creando en una tabla temporal.

- Validar precarga: revisa todos los datos de la tabla temporal e informa de las incidencias detectadas.

- Cargar datos válidos: procede a crear o actualizar la información que contiene el fichero y esta validada.

- Forzar la carga de datos: los datos que son correcto se cargarán, dejando los incorrectos descartados.

Al Aceptar se procede a dejar la plantilla configurada para poder proceder directamente a la carga de ficheros a través de Procesos  - Batch - Ficheros.

Subir fichero carga cartera estándar

Cuando se disponga del detalle de los recibos de la compañía deberemos realizar siempre las siguientes acciones:

1. Abriremos la plantilla en formato Excel denominada Carga recibos CIAXXX.xlsx y la guardaremos (guardar como… por ejemplo reemplazando las XXX por el nombre de la compañía y el mes de la cartera recibida), de esta manera mantenemos un histórico y por seguridad.

2. Copiaremos las columnas del fichero facilitado por la compañía y las pegaremos en el Excel (PÓLIZA, RECIBO, EFECTO, VENCIMIENTO, P_NETA, TOTAL_RECIBO, COMISIÓN)

3. Carga de Ficheros, desde Procesos - Batch - Ficheros se puede realizar la carga de un fichero a través del icono Subir fichero.

4. Plantilla: Carga cartera CIAXXX.xlsx

Tipo, sistema como se procederá a cargar el fichero de la compañía:

- Ruta servidor: ruta del servidor donde ha guardado el fichero a cargar.

- FTP: el fichero se ha guardado en un FTP, indicando la ruta, el usuario, la contraseña del FTP y nombre del fichero.

- Adjuntar: permite escoger el fichero si previamente se ha guardado en local o arrastrarlo desde la carpeta al recuadro correspondiente.

Consulta carga cartera estándar

Al finalizar la validación de la carga del fichero o desde la consulta de cualquier fichero (Procesos Batch - Fichero), muestra los datos básicos de la carga y el resultado detallando el Resumen de los datos cargados:

Resumen carga

- Precarga: Muestra el número de registros contenidos en el fichero.

- Validación: Muestra el número de registros que se pueden insertar o actualizar, indicando si hay errores en el proceso de validación.

- Carga: Muestra el número de registros que se han cargado o actualizados, indicando si hay errores en el proceso de carga.

Alertas: Muestra la relación de alertas que se han producido durante la carga, la descripción de ésta y el objeto al que afecta.

- Error: alerta bloqueante, que no procesa los datos por lo que después de rectificar hay que reprocesar.

- Warning: alerta informativa, que no hace falta reprocesar.

Recibos: Muestra la relación de recibos que contiene el fichero utilizado en la carga.

Si el recibo o la póliza está de color Azul, ya existe en la base de datos y permite acceder a ella con doble click.

Se accede al contenido del recibo que contienen en fichero cargado.

Ficheros entrada: Muestra la relación de ficheros procesados en la carga, permitiendo consultar o descargar si fuera necesario.

Pestaña de Gestión:

- Incidencias: se ven y se pueden crear nuevas incidencias para la carga

- Tareas: se ven los recordatorios de acciones a realizar para la carga.

Pestaña + Datos: Muestra la fecha y el usuario de creación de la carga, además de otros datos.

Acciones: Con la carga realizada en pantalla, si clicamos el botón Acciones, podemos realizar las siguientes opciones:

- Configurar plantilla: Permite acceder a la configuración inicial de la carga y modificarla (Compañía, gestores de cobro, etc.). Si se realiza cualquier cambio en la plantilla, para que los datos cojan efecto, se debe REPROCESAR el fichero.

- Descartar lote: Permite anular una carga validada con alertas, para que no pueda volverse a procesar, siempre y cuando no se haya cargado previamente.

- Anular lote: Permite anular una carga ya validada, para que no pueda volverse a procesar, siempre y cuando no se haya cargado previamente.

- Eliminar lote: Elimina la carga validada, desapareciendo sin poderse recuperar.

- Cargar: Permite realizar la carga del fichero procesado, insertando los registros.

- Reprocesar: Permite volver a validar la carga siguiendo los parámetros de la configuración de la plantilla. Esta opción sólo sale si alguna de las alertas es de tipo error.

Estructura del fichero carga estándar recibos

A continuación, se detalla toda la información a tener en cuenta en la configuración del fichero estándar de carga de cartera.

Contenido del fichero y como rellenarlo:

El fichero consta de un encabezado de 18 apartados, a continuación, se detalla el contenido del mismo y como rellenarlo.

La columna “Campo obligatorio” indica que este campo debe estar informado obligatoriamente en el fichero.

Descarga de fichero carga estándar recibos

A continuación, adjuntamos fichero de ejemplo que deberá cumplimentar según los parámetros indicados en el apartado anterior.

 Carga recibos XLSX